La orden de servicio
Se podría decir que la orden de servicio es uno de los documentos que mayor relevancia tiene en el departamento de ventas. El mismo es un instrumento utilizado para hacer un registro de todas las solicitudes realizadas tanto por los clientes, como por los empleados.
El objetivo principal de la orden de servicio es poder registrar todas las solicitudes en el mismo formato, bajo los mismos parámetros. Esto con la finalidad de facilitar el seguimiento de las solicitudes realizadas y poder ofrecer una soluciones pronta y efectiva.
¿Para qué sirve la orden de servicio?
Como ya lo hemos mencionado anteriormente, la orden de servicio ayuda a organizar todas las solicitudes recibidas, y así poder darle prioridad al quien lo amerita. La finalidad de implementar este sistema es poder resolver las urgencias inmediatamente y respetar los plazos establecidos para ello.
¿Cuál es su importancia?
La orden de servicio, también conocida como orden de trabajo, es una herramienta indispensable en cualquier negocio o empresa. Esta ayuda a mantener organizada todas las tareas y permite cumplir a cabalidad con los plazos de cada una de las solicitudes.
Esta herramienta es obligatoria en cualquier empresa que preste un servicio al público. Sirve para aquellas que realizan mantenimiento a equipos, servicios de limpieza y para los que se encargan de poner en marcha nuevos proyectos.
Del mismo modo, la orden de servicio posee toda la información necesaria sobre la solicitud realizada, facilitando el trabajo del departamento encargado de ello. Esta información le será de gran utilidad al equipo, para tener una idea de cuánto tiempo le tomará resolver el problema.
Dicho en otras palabras, si se organiza de manera adecuada las demandas y se ordenan por prioridad, es posible ofrecerle al público un excelente servicio. Recuerda que para ti es prioridad el cliente y debes hacer todo lo posible por mejorar la experiencia.
¿En qué momento se pide la orden de servicio?
La orden de servicio se pide en el momento que hay una solicitud, bien sea por parte del cliente (externa) o de los empleados (interna). Por ejemplo, cuando el cliente te hace la solicitud de un determinado servicio, tú debes llenar la orden y plasmar allí toda la información necesaria.
Al mismo tiempo, dependiendo de la solicitud que hayan realizado, deberás notificarle a la persona que la hizo, un tiempo estipulado para la entrega. Es importante que definas un plazo fijo, para que la persona pueda evaluar la calidad de la atención y la empresa pueda autoevaluar su desempeño.
Te aconsejamos que le entregues una copia al solicitante para que este pueda consultar fácilmente cualquier información que desee sobre el proceso.
¿Qué información debe contener la orden de servicio?
Cabe destacar que cada negocio o empresa debe tener su propio formato dependiendo de la información que es relevante para ellos. Sin embargo, existen algunos datos que no pueden faltar bajo ninguna circunstancia.
Uno de ellos es el número de la orden de servicio y la fecha en la que se ha emitido la misma. Los datos de la persona que ha solicitado el servicio son imprescindibles. Debe contener el nombre completo, su ID, un numero de contacto y si es posible su correo electrónico.
No puedes olvidar describir con detalles el servicio que están solicitando, los materiales o herramientas que se usarán, más el precio de la mano de obra como tal.
Siempre debe reflejar el nombre del empleado o equipo que se hará cargo de ejecutar la orden, y si gusta, pueden incluir también a los colaboradores. Por último, señala el tiempo estipulado en el que se llevará a cabo, más el costo por el servicio completo.
